چرا کارهایمان را به تعویق می‌اندازیم؟

همیشه تمایل افراد برای به تعویق انداختن کارهای مهم و ترجیح برای انجام کارهای کم‌اهمیت‌تر فوری، منعکس‌کننده یک اصل روانشناسی اولیه است.زمانی که فرصت زیادی برای انجام کارهایمان داریم آن را به روزهای یا زمان های پایان مهلت آن می اندازیم.

مهلت‌های طولانی‌تر روی ذهنیت و باورها تأثیر می‌گذارد

دادن مهلت‌های طولانی‌تر به کارمندان، این باور و ذهنیت را ایجاد می‌کند که وظیفه آن‌ها سخت‌تر از آن چیزی است که در واقعیت هست و این تفکر باعث می‌شود که آن‌ها منابع بیشتری را به آن کار اختصاص دهند. این امر می‌تواند دلیل به تعویق افتادن کارهایی باشد که مهلت بیشتری دارند و گاهی هم باعث دست کشیدن از آنها و مدام پشت گوش انداختن‌شان می‌شود.

این مساله با قانون پارکینسون مطابقت دارد. این قانون می‌گوید هرچه زمان مقرر برای انجام یک کار بیشتر باشد، آن کار برای پر کردن بازه زمانی گسترش می‌یابد. بنابراین هنگامی که یک پروژه با صرف بودجه بالا در دست اجرا است، بهتر است که یک مهلت کوتاه مدت برای آن تعیین شود.

وظایف پیچیده‌تر و مهم‌تر بیشتر به تعویق انداخته می‌شود

تمایل افراد برای به تعویق انداختن کارهای مهم و ترجیح برای انجام کارهای کم‌اهمیت‌تر فوری، منعکس‌کننده یک اصل روانشناسی اولیه است. خیلی از ما این اصل ابتدایی را تجربه کرده‌ایم، ما ترجیح می‌دهیم ایمیل خود را فوراً چک کنیم و جواب بدهیم تا اینکه بخواهیم روی گزارش مالی شرکت یا درآمد پروژه کار کنیم. ما ترجیح می‌دهیم تا یک چکاب ساده پزشکی را که ممکن است جان ما را از سرطان نجات بدهد به تعویق بیندازیم و به جای آن از یک فروشگاه برای خرید دیدن کنیم، چرا که زمان کمتری می‌برد.

شاید دلیل این امر آن است که انجام وظایف مهم‌تر پیچیده‌تر است و زمان بیشتری نیز برای انجام آن‌ها لازم است. ولی وظایف فوری ساده‌تر هستند و درآمد آن نیز معین است.

مطالعات مشخص می‌کند اولویت ما در انجام کارها انتخاب کارهای فوری و کوتاه‌مدت است. هرچند که درآمد حاصل از آن‌ها پایین‌تر باشد و وضعیت ما از نظر مالی روز به روز بدتر شود. ما در عمل کارهای فوری را دنبال می‌کنیم، ولی انتظار داریم نتیجه آن با آنچه که در واقعیت اتفاق می‌افتد، متفاوت باشد و درآمد بیشتری به دست بیاوریم.

ولی گاهی اوقات برای انجام یک وظیفه که به طور ذاتی پیچیده است، مهلت بیشتری مورد نیاز است. آیا در این شرایط ممکن است بهره‌ورری کاهش پیدا کند؟ نتایج مطالعات ما نشان می‌دهد که بله.

مدیران برای انجام به‌موقع تکالیف پیچیده چه باید بکنند؟

زمانی‌که ضرب‌العجل داده‌شده برای انجام یک پروژه طولانی باشد، مدیران می‌توانند توجه کارمندان را به درآمد بالای آن پروژه جلب کنند. البته گاهی اوقات هم موعدهای طولانی‌تر مؤثرتر هستند. مثلاً زمانی که افراد خودشان برای آینده برنامه‌ ریزی می‌کنند و مثلاً برای رفتن به دانشگاه یا برای دوران بازنشستگی برنامه دارند.
اگرچه ممکن است بعضی از افراد وظایف خود را متوقف کنند یا آن را رها کنند، ولی کسانی که این وظایف را انجام می‌دهند، به اهدافشان دست می‌یابند. زیرا آن‌ها بر این باورند که برای انجام این وظایف، تلاش بیشتری مورد نیاز است.

منبع: HBR